-
Splošno
Splošni pogoji poslovanja storitve BiroLux določajo način, vsebino in pogoje poslovanja ter so sestavni del vsake pogodbe za storitev BiroLux, v okviru katere družba EXTRA LUX d.o.o., Ljubljana, Brnčičeva ulica 17 B, 1231 Ljubljana - Črnuče (v nadaljnjem besedilu: ponudnik), zagotavlja pisarniški in drugi material svojim uporabnikom, ki za svoje poslovanje potrebujejo material ponudnika (v nadaljnjem besedilu: naročnik). Splošni pogoji poslovanja se lahko v času veljavnosti spremenijo.
-
Predmet Splošnih pogojev
Predmet teh Splošnih pogojev je dobava materiala naročniku v okviru storitve BiroLux.
-
Storitev BiroLux
BiroLux je storitev, v okviru katere bo ponudnik glede na izbor naročnika:
- Le-temu dostavil dogovorjeno zalogo materiala, ki ga bo naročnik lahko v skladu s svojimi potrebami porabil, naročniku pa bo za dejansko porabo plačal dogovorjeno ceno ob koncu vsakokratnega obračunskega obdobja. Storitev BiroLux se izvaja na podlagi informacijskega sistema (spletne aplikacije BiroLux), s katero naročnik obvešča ponudnika o količini in vrsti porabljenega materiala;
- le-temu izdajal račun.
Na podlagi sporočene porabe in izstavljenih ter plačanih računov bo ponudnik na dogovorjeni dan dopolnil zalogo materiala pri naročniku. Vrsta in količina materiala, ki bo na zalogi pri naročniku, je med ponudnikom in naročnikom dogovorjena v vsakokrat veljavnem Katalogu (v nadaljnjem besedilu: Katalog).
-
-
Medsebojne pravice in obveznosti
Ponudnik in naročnik urejata medsebojne obveznosti glede storitve BiroLux s temi Splošnimi pogoji družbe EXTRA LUX d.o.o., Ljubljana.
Ponudnik lahko zaradi vključevanja novih storitev in/ali opuščanja starih storitev spremeni nabor materiala v okviru storitve BiroLux. O spremembah nabora materiala in njihovih značilnostih ponudnik obvešča naročnike preko svoje spletne strani ali na drug primeren način.
Splošni pogoji ponudnika za storitev BiroLux so objavljeni na spletni strani ponudnika.
Z naročilom blaga preko storitve BiroLux in potrditvijo Kataloga naročnik potrjuje, da je seznanjem z vsebino Splošnih pogojev ter, da soglaša z njimi, kakor tudi s cenikom in opisom storitev ter sprejema vse obveznosti iz njihovega naslova.
Naročnik je dolžan uporabljati storitev BiroLux v skladu z navodili ponudnika.
Naročnik mora najkasneje v petih dneh pisno obvestiti ponudnika o spremembah podatkov, ki so pomembni za izvajanje storitve BiroLux.
-
Cena, mesečni obračun in način plačila materiala v okviru storitve BiroLux
Cene materiala, ki ga ponudnik zagotavlja naročniku, so navedene v Katalogu, o katerem se dogovorita ponudnik in naročnik. Cene so v Katalogu določene v EUR in NE vključujejo DDV. Drug material, ki ga pri ponudniku naroči naročnik izven navedenega materiala v Katalogu, ponudnik zaračuna naročniku v skladu z vsakokrat veljavnim cenikom ponudnika, razen če ni drugače dogovorjeno.
-
Stroškovna mesta
V kolikor želi naročnik več stroškovnih mest, za vsako stroškovno (ali dostavno) mesto v BiroLux aplikaciji vnese podatek, kot da gre za novega partnerja (na tak način ima isti naročnik več ločenih zalog z materialom v okviru storitve BiroLux).
Račun za porabljeni material bo ponudnik izstavil na naslov naročnika ali ločeno za posamično stroškovno mesto, kot se dogovorita ponudnik in naročnik. Dobavnice so pripravljene za vsako posamezno stroškovno mesto posebej.
Vsak naročnik ima lahko tudi znotraj spletne aplikacije BiroLux svoj šifrant stroškovnih mest, ki ga po želji ureja na svoji administrativni podstrani (dodaja, preimenuje in briše – v kolikor ni bilo artikla na tem stroškovnem mestu, v nasprotnem primeru obstaja možnost neaktivnih in aktivnih stroškovnih mest) ter ga izbere ob vnosu porabe.
V kolikor ima naročnik izbrano možnost delitve po stroškovnih mestih, mora pri vnosu obračuna v spletno aplikacijo obvezno izbrati eno stroškovno mesto. Na ta način lahko naročnik mesečno izpiše poročilo porabe za posamezno stroškovno mesto po artiklih in vrednostnim seštevkom na stroškovno mesto. Na tak način lahko naročnik pri sebi po potrebi deli stroške interno.
-
Način sporočanja količine porabljenega materiala
Naročnik najmanj enkrat mesečno (oz. na 14 dni) v spletno aplikacijo vnese svojo porabo materiala oziroma sproži obračun.
Porabo lahko naročnik vnaša tudi sproti in enkrat mesečno sproži zgolj obračun. Obračun v spletni aplikaciji je osnova za izstavitev računa in tudi za dobavo z namenom vzpostavitve prvotnega stanja zaloge. Naročnik si za popis zaloge iz spletne aplikacije lahko tudi natisne seznam artiklov. Prav tako je seznam artiklov na voljo tudi v pregledu spletne aplikacije, ki se lahko izvozi v program Excel za interno evidenco naročnika.
Naročnik lahko obračun porabljenega materiala izvede na dva načina. In sicer tako, da ob koncu obračunskega obdobja v spletno aplikacijo vnese stanje dejanske zaloge pri njemu ali pa porabo v preteklem obračunskem obdobju. Naročnik lahko izbrani način vnosa spremeni, sprememba pa je možna šele ob naslednjem obračunu. Menjava načina obračuna lahko za naročnika se lahko uredi tudi v pisarni BiroLuxa po predhodni pisni zahtevi s strani naročnika.
V kolikor ponudnik za obračun vnese porabo materiala, ob oddaji obračuna v spletni aplikaciji označi, da se strinja s stanjem zalog (checkbox - »strinjam se s stanjem zalog«).
Pred dokončno potrditvijo oddaje obračuna v spletni aplikaciji ima naročnik možnost ponovnega pregleda in po potrebi spremembe svojih vnosov.
Ko naročnik vpisano porabo elektronsko v spletni aplikaciji potrdi, se BiroLux v spletni aplikaciji »zaklene«. To pomeni, da lahko naročnik v spletni aplikaciji vidi zgolj stanje, do sprostitve pa ne more vnašati sprememb ali naročati materiala.
Ko naročnik potrdi oddajo obračuna, izvede naročilo in obenem naroči dobavnico. Na osnovi podatkov, vnesenih v spletno aplikacijo, ponudnik naročniku izda račun. Hkrati je z oddajo obračuna v spletni aplikaciji izvedeno tudi naročilo za dopolnitev zaloge materiala, ki bo naročniku dostavljen na dogovorjeni dan.
Ponovno sporočanje in vnašanje je možno, ko je blago pri naročniku pripravljeno za odpremo. »Zaklepanje zaloge« je namenjeno preprečevanju dvakratnega vnosa istih artiklov.
-
Obvestila glede oddaje obračuna
Naročnika bo spletna aplikacija avtomatično z elektronskim obvestilom opozorila, da mora ponudniku sporočiti obračun. Obvestilo bo poslano 5 dni pred zaključkom meseca in 3 dni pred rokom, določenim za izvedbo obračuna in 1 dan po poteku roka za izvedbo obračuna, če naročnik obračuna ne bo pravočasno izvedel.
Ponudnik lahko naročniku izjemoma na njegovo izrecno pisno prošnjo odobri »preskok obračuna«. Naročnik za odobritev »preskoka obračuna« najmanj 3 dni pred rokom za izvedbo obračuna pošlje ponudniku elektronsko sporočilo in navede razlog za »preskok obračuna«, ponudnik pa skladno z boniteto naročnika to možnost dovoli ali zavrne ter svojo odločitev pravočasno sporoči naročniku.
-
Plačilo za porabljeni pisarniški material
Ponudnik lahko naročniku izstavi račun zbirno za vsa njegova stroškovna mesta ali za vsako stroškovno mesto posebej.
Ponudnik naročniku izstavi račun za porabljeni material po izvedbi obračuna najmanj na vsakih 14 dni ali 1-krat mesečno, kot se dogovorita ponudnik in naročnik v Katalogu.
Ponudnik naročniku račun izstavi v papirnati obliki po pošti ali v elektronski obliki na elektronski naslov, kot se dogovorita ponudnik in naročnik v Katalogu.
-
Ugovor zoper račun
Naročnik ima pravico do ugovora zoper vsak račun, ki je izstavljen s strani ponudnika, v roku 8 dni od datuma prejema računa, in sicer pisno na naslov ponudnika. Ugovor je pravočasen, če je oddan priporočeno po pošti ali po elektronski pošti najkasneje zadnji dan pritožbenega roka. Če se rok izteče na soboto, nedeljo, praznik ali dela prost dan, je ugovor pravočasen, če je vložen prvi naslednji delovni dan.
-
Zamude s plačilom
Naročnik je dolžan vse svoje obveznosti poravnati v roku plačila, ki je naveden na računu. V primeru zamude s plačilom je naročnik dolžan ponudniku plačati tudi zakonske zamudne obresti, vse stroške opominjevalnega postopka in postopka izterjave njegovih zapadlih obveznosti.
-
Pridržek lastninske pravice
Ponudnik ima na celotni zalogi materiala izključno lastninsko pravico vse do trenutka, ko naročnik posamezni artikel vzame iz zaloge in napravi obračun.
Nevarnost naključnega uničenja ali poškodovanja materiala trpi naročnik od prevzema pisarniškega materiala v posest.
V kolikor naročnik računa za material v okviru storitve BiroLux ne poravna v dogovorjenem roku, mu ponudnik do plačila ne dobavlja materiala na podlagi storitve BiroLux ter tudi ne v okviru B2B in direktne prodaje.
V kolikor naročnik s plačilom zamuja za več kot 7 dni, ponudnik prevzame material, ki se hrani pri naročniku in je v brezhibnem stanju.
-
-
Dobava materiala
Ponudnik z oddajo naročnikovega obračuna v elektronski aplikaciji pridobi podatke o materialu, ki ga je naročnik porabil v preteklem obračunskem obdobju, ter informacijo o tem, kateri material mora dostaviti naročniku v skladu s količinami iz Kataloga. Ponudnik bo zalogo materiala pri naročniku dopolnil v 7 dneh od oddaje obračuna in plačila računa. Ponudnik bo dostavo materiala zagotovil brezplačno ob dogovorjenem dnevu in uri. Dostava materiala poteka le ob delovnih dnevih. Po dobavi materiala naročniku se ponovno generira »Dobavnica za Birolux«, postopek obračuna, izstavitve računov in dobave materiala pa je enak kot pri prvi dobavi.
Naročnik ima lahko za vsako stroškovno mesto svoje dostavno mesto. Stroškovna mesta in njihovi naslovi so določeni v Katalogu. V primeru, da ob dostavi naročnik ali njegova odgovorna oseba ni navzoča na dogovorjenem naslovu, material lahko veljavno prevzame druga pri naročniku zaposlena oseba, ki ima pooblastilo za prevzem. Oseba, ki prevzame dostavljeni material, prevzem in preostanek zaloge potrdi s podpisom dobavnice, zraven pa navede svoje ime, priimek ter datum prevzema in razmerje do naročnika.
-
Delne dobave
V primeru, ko kakšne vrste materiala iz Kataloga ni na zalogi, se dobavi material iz Kataloga, ki je na voljo. Ob dobavi se BiroLux zaloga ponovno »odklene«, material, ki ga ni na zalogi, pa se dostavi naročniku ob naslednji dobavi, oziroma ko je na zalogi.
-
Medletno povečanje ali zmanjšanje zalog materiala
Začasno zmanjšanje ali povečanje zalog materiala pri naročniku se lahko izvede kadarkoli v obdobju med dvema mesečnima obračunoma.
Stalne spremembe zalog materiala pri naročniku se določijo s spremembo Kataloga pri kvartalni svetovalni inventuri.
Ponudnik in naročnik se lahko dogovorita o predvideni začasni povečani ali zmanjšani zalogi materiala pri naročniku. Ob tem se dogovorita, koliko časa bo trajala povečana ali zmanjšana poraba. Če ne gre za material, poraba katerega je sezonska, se najkasneje ob letni inventuri določi večjo ali manjšo zalogo takšnega materiala.
V kolikor naročnik že med letom ugotovi, da določene vrste materiala ne potrebuje, to preko posebnega zahtevka v spletni aplikaciji sporoči ponudniku, ki preveri ali je takšen artikel možno vrniti in pripravi ustrezen prevzemni zapisnik. V kolikor je vračilo možno, naročnik takšen artikel vrne z vračilnim listom/dobavnico ponudniku, katero mu jo je le predčasno posredoval preko e-pošte. V primeru enkratnega povečanja potreb naročnika po določenih vrstah materiala, ponudnik na podlagi naročila naročniku lahko dobavi naročeni material naročniku po cenah, določenih v Katalogu, v kolikor ga ima na zalogi.
-
-
Kvartalna svetovalna inventura
Kvartalno ponudnik skupaj z naročnikom naredi svetovalno inventuro, pri kateri:
- preveri ujemanje zalog materiala na podlagi primerjave podatkov iz spletne aplikacije in dejanskega stanja zalog;
- naročniku svetuje glede uporabe cenovno ugodnejšega, a kakovostno enakovrednega materiala ali bolj kakovostnega materiala za enako ceno;
- naročniku svetuje glede ne-uporabljenega materiala in pri pripravi novega Kataloga;
- naročniku predstavi ponudbo materiala, ki ga ta še ne naroča;
- naročniku predstavi novosti glede prodajnega programa ponudnika;
- naročniku optimizira zalogo materiala, tako da ustreza dvakratniku povprečnega mesečnega odjema v preteklem obdobju.
-
Prenehanje koriščenja storitve BiroLux
Vsaka izmed strani lahko kadarkoli preneha koristiti stiritev BiroLux.
Naročnik mora na dan prenehanja koriščenja storitve BiroLux pripraviti obračun, nato pa ponudnik spletno aplikacijo za naročnika »zaklene«.
Po prenehanju koriščenja storitve BiroLux in opravljenem obračunu ponudnik pri naročniku prevzame preostali pisarniški material, najkasneje 7 dni po izvedenem obračunu.
V primeru, da se z elektronsko aplikacijo sporočeno in dejansko stanje ne ujemata, ponudnik naročniku za to razliko izstavi račun.
-
Varnost
Naročnik je sam odgovoren za dostop do svojega informacijskega sistema ter spletne aplikacije in tudi sam skrbi za varovanje uporabniških podatkov in gesel. Naročnik jamči za točnost in resničnost vseh posredovanih podatkov ter ponudniku odgovarja za škodo, nastalo zaradi netočnih oziroma neresničnih podatkov.
-
Zbiranje in varstvo osebnih podatkov
Podatki, ki se uporabljajo glede storitve BiroLux, so poslovna skrivnost ponudnika.
Ponudnik se zavezuje k trajnemu varovanju vseh osebnih podatkov v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov. Vsi podatki, pridobljeni prek spletne aplikacije, bodo uporabljeni izključno za pošiljanje informativnega gradiva, ponudb, računov in druge potrebne komunikacije v okviru storitve BiroLux.
Ponudnik bo podatke v zvezi s koriščenjem storitve BiroLux zbiral, obdeloval in uporabljal v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov in jih bo uporabljal le za koriščenje storitve BiroLux z naročnikom, zaračunavanje materiala ter za potrebe analiz pri ponudniku.
Ponudnik bo v okviru spremljanja pogodbenega razmerja na podlagi zbranih podatkov izvajal tržne analize, namenjene izboljšanju ponudbe svojim naročnikom.
Ponudnik zbira o naročnikih naslednje podatke:
- ime oziroma podjetje naročnika in njeno organizacijsko obliko;
- ime kontaktne osebe;
- naslov naročnika;
- naslov elektronske pošte naročnika;
- davčno in matično številko naročnika;
- druge podatke v skladu v veljavnimi predpisi in podatke, pridobljene neposredno od naročnika na podlagi njegovega soglasja;
- s posebnim pisnim soglasjem naročnika lahko ponudnik izključno za potrebe analiziranja podatkov z namenom izboljšanja ponudbe zbira tudi druge podatke o naročniku.
Naročnik je dolžan ponudniku sporočiti vsako spremembo naslova, spremembo v zvezi z računi, prek katerih posluje, in spremembo drugih podatkov in pogojev, ki so vplivali na koriščenje storitve BiroLux.
Vse finančne posledice, nastale zaradi nepravočasnega javljanja sprememb podatkov, bremenijo naročnika.
-
Končne določbe
Ponudnik spoštuje veljavno zakonodajo o varstvu potrošnikov. Pritožbe in reklamacije lahko naročnik posreduje ponudniku, ta pa bo v najkrajšem možnem času sporočil svojo odločitev oziroma pozval naročnika, da bosta skupaj poskušala poiskati najugodnejšo rešitev. Ponudnik si bo po najboljših močeh prizadeval za sporazumno rešitev morebitnih sporov.
Ponudnik lahko v skladu z veljavno zakonodajo in svojo poslovno politiko spreminja splošne pogoje poslovanja, s čimer mora seznaniti naročnika. Ponudnik naročnike o spremembi splošnih pogojev seznanja z objavo na svoji spletni strani, veljati pa pričnejo z dnevom objave. Splošni pogoji poslovanja so na voljo tudi na lokaciji sedeža ponudnika na naslovu Brnčičeva ulica 17 B, 1231 Ljubljana - Črnuče.
Naročnik lahko v roku 30 dni od objave spremenjenih splošnih pogojev poslovanja brez odpovednega roka in brez sankcije odstopi od koriščenja storitve BiroLux.
EXTRA LUX d.o.o., Ljubljana