SPLOŠNI POGOJI POSLOVANJA ZA STORITEV BIROLUX DRUŽBE EXTRA LUX, PROIZVODNO IN TRGOVSKO PODJETJE D.O.O., LJUBLJANA

  1. Splošno

    Splošni pogoji poslovanja storitve BiroLux določajo način, vsebino in pogoje poslovanja ter so sestavni del vsake pogodbe za storitev BiroLux, v okviru katere družba EXTRA LUX d.o.o., Ljubljana, Brnčičeva ulica 17 B, 1231 Ljubljana - Črnuče (v nadaljnjem besedilu: ponudnik), zagotavlja pisarniški in drugi material in druge storitve svojim uporabnikom, ki za svoje poslovanje potrebujejo pisarniški material (v nadaljnjem besedilu: naročnik). Splošni pogoji poslovanja se lahko v času veljavnosti spremenijo.

    Splošni pogoji poslovanja storitev BiroLux so sestavljeni v skladu z Zakonom o varstvu potrošnikov in drugo pozitivno zakonodajo v Republiki Sloveniji.

  2. Predmet Splošnih pogojev

    Predmet teh Splošnih pogojev je dobava pisarniškega materiala naročniku v okviru storitve BiroLux.

    1. Storitev BiroLux

      BiroLux je storitev, v okviru katere bo ponudnik glede na izbor naročnika:

      • Le-temu dostavil dogovorjeno zalogo pisarniškega materiala, ki ga bo naročnik lahko v skladu s svojimi potrebami porabil, naročniku pa bo za dejansko porabo plačal dogovorjeno ceno ob koncu vsakokratnega obračunskega obdobja. Storitev BiroLux se izvaja na podlagi informacijskega sistema (spletne aplikacije BiroLux), s katero naročnik obvešča ponudnika o količini in vrsti porabljenega pisarniškega materiala;
      • le-tega elektronsko obveščal o času dobave;
      • le-temu izdajal e- račun.

      Ponudnik z naročnikom sklene Pogodbo o poslovnem sodelovanju glede storitve BiroLux. Na podlagi sporočene porabe in izstavljenih ter plačanih računov bo ponudnik na dogovorjeni dan dopolnil zalogo pisarniškega materiala pri naročniku. Vrsta in količina pisarniškega materiala, ki bo na zalogi pri naročniku, je med ponudnikom in naročnikom dogovorjena v vsakokrat veljavnem Katalogu (v nadaljnjem besedilu: Katalog), ki je sestavni del Pogodbe.

  3. Medsebojne pravice in obveznosti

    Ponudnik in naročnik urejata medsebojne obveznosti glede storitve BiroLux s Pogodbo o poslovnem sodelovanju - storitev BiroLux (v nadaljnjem besedilu: Pogodba) in njenimi morebitnimi aneksi, BiroLux Katalogom, s temi Splošnimi pogoji, ki so sestavni del Pogodbe in veljavnim cenikom pisarniškega materiala družbe EXTRA LUX d.o.o., Ljubljana. Splošni pogoji kot njen sestavni del dopolnjujejo Pogodbo oziroma druge anekse k tej Pogodbi in so za stranke zavezujoči. Če splošni pogoji in Pogodba oziroma njeni aneksi niso usklajeni, veljajo določila Pogodbe oziroma aneksi.

    Ponudnik lahko zaradi vključevanja novih storitev in/ali opuščanja starih storitev spremeni nabor pisarniškega materiala v okviru storitve BiroLux. O spremembah nabora pisarniškega materiala in njihovih značilnostih ponudnik obvešča naročnike preko svoje spletne strani ali na drug primeren način.

    Splošni pogoji ponudnika za storitev BiroLux so objavljeni na spletni strani ponudnika.

    S podpisom Pogodbe naročnik potrjuje, da jo je ob njenem podpisu prejel in je seznanjen z vsebino Splošnih pogojev ter da soglaša z njimi, kakor tudi s cenikom in opisom storitev in drugimi prilogami k Pogodbi in sprejema vse obveznosti iz njihovega naslova.

    Naročnik je dolžan uporabljati storitev BiroLux v skladu z navodili ponudnika.

    Naročnik mora najkasneje v petih dneh pisno obvestiti ponudnika o spremembah podatkov, ki so pomembni za izvajanje storitve BiroLux.

  4. Cena, mesečni obračun in način plačila pisarniškega materiala v okviru storitve BiroLux

    Cene pisarniškega materiala, ki ga ponudnik zagotavlja naročniku, so navedene v Katalogu, o katerem se dogovorita ponudnik in naročnik. Cene so v Katalogu določene v EUR in NE vključujejo DDV. Drug pisarniški material, ki ga pri ponudniku naroči naročnik izven navedenega pisarniškega materiala v Katalogu, ponudnik zaračuna naročniku v skladu z vsakokrat veljavnim cenikom ponudnika, razen če ni drugače dogovorjeno.

    1. Stroškovna mesta

      V kolikor želi naročnik več stroškovnih mest, za vsako stroškovno (ali dostavno) mesto v BiroLux aplikaciji vnese podatek, kot da gre za novega partnerja (na tak način ima isti naročnik več ločenih zalog s pisarniškim materialom v okviru storitve BiroLux).

      Račun za porabljeni pisarniški material bo ponudnik na nivo naročnika ali posamično za vsako stroškovno mesto, kot se dogovorita ponudnik in naročnik v Katalogu. Dobavnice so pripravljene za vsako posamezno stroškovno mesto posebej.

      Vsak naročnik ima lahko tudi znotraj spletne aplikacije BiroLux svoj šifrant stroškovnih mest, ki ga po želji ureja na svoji administrativni podstrani (dodaja, preimenuje in briše – v kolikor ni bilo artikla na tem stroškovnem mestu, v nasprotnem primeru obstaja možnost neaktivnih in aktivnih stroškovnih mest) ter ga izbere ob vnosu porabe.

      V kolikor ima naročnik izbrano možnost delitve po stroškovnih mestih, mora pri vnosu obračuna v spletno aplikacijo obvezno izbrati eno stroškovno mesto. Na ta način lahko naročnik mesečno izpiše poročilo porabe za posamezno stroškovno mesto po artiklih in vrednostnim seštevkom na stroškovno mesto. Na tak način lahko naročnik pri sebi po potrebi deli stroške interno.

    2. Način sporočanja količine porabljenega pisarniškega materiala

      Naročnik najmanj enkrat mesečno (oz. na 14 dni) v spletno aplikacijo vnese svojo porabo pisarniškega materiala oziroma sproži obračun.

      Porabo lahko naročnik vnaša tudi sproti in enkrat mesečno sproži zgolj obračun. Obračun v spletni aplikaciji je osnova za izstavitev računa in tudi za dobavo z namenom vzpostavitve prvotnega stanja zaloge. Naročnik si za popis zaloge iz spletne aplikacije lahko tudi natisne seznam artiklov. Prav tako je seznam artiklov na voljo tudi v pregledu spletne aplikacije, ki se lahko izvozi v program Excel za interno evidenco naročnika.

      Naročnik lahko obračun porabljenega pisarniškega materiala izvede na dva načina. In sicer tako, da ob koncu obračunskega obdobja v spletno aplikacijo vnese stanje dejanske zaloge pri njemu ali pa porabo v preteklem obračunskem obdobju. Naročnik lahko izbrani način vnosa spremeni, sprememba pa je možna šele ob naslednjem obračunu. Menjava načina obračuna lahko za naročnika se lahko uredi tudi v pisarni BiroLuxa po predhodni pisni zahtevi s strani naročnika.

      V kolikor ponudnik za obračun vnese porabo pisarniškega materiala, ob oddaji obračuna v spletni aplikaciji označi, da se strinja s stanjem zalog (checkbox - »strinjam se s stanjem zalog«).

      Datum popisov – presek, bo določen v pogodbi. Pred dokončno potrditvijo oddaje obračuna v spletni aplikaciji ima naročnik možnost ponovnega pregleda in po potrebi spremembe svojih vnosov.

      Ko naročnik vpisano porabo elektronsko v spletni aplikaciji potrdi, se BiroLux v spletni aplikaciji »zaklene«. To pomeni, da lahko naročnik v spletni aplikaciji vidi zgolj stanje, do sprostitve pa ne more vnašati sprememb ali naročati pisarniškega materiala.

      Ko naročnik potrdi oddajo obračuna, izvede naročilo in obenem naroči dobavnico. Na osnovi podatkov, vnesenih v spletno aplikacijo, ponudnik naročniku izda račun. Hkrati je z oddajo obračuna v spletni aplikaciji izvedeno tudi naročilo za dopolnitev zaloge pisarniškega materiala, ki bo naročniku dostavljen na dogovorjeni dan.

      Ponovno sporočanje in vnašanje pisarniškega materiala je ponovno možno, ko naročnik prejme pisarniški material in je to potrjeno z dobavnico, in sicer takrat, ko potrjeno dobavnico prejme ponudnik in jo potrdi. »Zaklepanje zaloge« je namenjeno preprečevanju dvakratnega vnosa istih artiklov.

    3. Obvestila glede oddaje obračuna

      Naročnika bo spletna aplikacija avtomatično z elektronskim obvestilom opozorila, da mora ponudniku sporočiti obračun. Obvestilo bo poslano 5 dni pred rokom, določenim za izvedbo obračuna in en 1 dan po poteku roka za izvedbo obračuna, če naročnik obračuna ne bo pravočasno izvedel.

      Ponudnik lahko naročniku izjemoma na njegovo izrecno pisno prošnjo odobri »preskok obračuna«. Naročnik za odobritev »preskoka obračuna« najmanj 3 dni pred rokom za izvedbo obračuna pošlje ponudniku elektronsko sporočilo in navede razlog za »preskok obračuna«, ponudnik pa skladno z boniteto naročnika to možnost dovoli ali zavrne ter svojo odločitev pravočasno sporoči naročniku.

    4. Plačilo za porabljeni pisarniški material

      Ponudnik lahko naročniku izstavi račun zbirno za vsa njegova stroškovna mesta ali za vsako stroškovno mesto posebej.

      Ponudnik naročniku izstavi račun za porabljeni pisarniški material po izvedbi obračuna najmanj na vsakih 14 dni ali 1-krat mesečno, kot se dogovorita ponudnik in naročnik v Katalogu.

      Ponudnik naročniku račun izstavi v papirnati obliki po pošti ali v elektronski obliki na elektronski naslov, kot se dogovorita ponudnik in naročnik v Katalogu.

    5. Ugovor zoper račun

      Naročnik ima pravico do ugovora zoper vsak račun, ki je izstavljen s strani ponudnika, v roku 8 dni od datuma prejema računa, in sicer pisno na naslov ponudnika. Ugovor je pravočasen, če je oddan priporočeno po pošti ali po elektronski pošti najkasneje zadnji dan pritožbenega roka. Če se rok izteče na soboto, nedeljo, praznik ali dela prost dan, je ugovor pravočasen, če je vložen prvi naslednji delovni dan.

    6. Zamude s plačilom

      Naročnik je dolžan vse svoje obveznosti poravnati v roku plačila, ki je naveden na računu. V primeru zamude s plačilom je naročnik dolžan ponudniku plačati tudi zakonske zamudne obresti, vse stroške opominjevalnega postopka in postopka izterjave njegovih zapadlih obveznosti.

    7. Pridržek lastninska pravice

      Ponudnik ima na celotni zalogi pisarniškega materiala izključno lastninsko pravico vse do trenutka, ko naročnik posamezni artikel vzame iz zaloge in napravi obračun.

      Nevarnost naključnega uničenja ali poškodovanja pisarniškega materiala trpi naročnik od prevzema pisarniškega materiala v posest.

      V kolikor naročnik računa za pisarniški material v okviru storitve BiroLux ne poravna v dogovorjenem roku, mu ponudnik do plačila ne dobavlja pisarniškega materiala na podlagi storitve BiroLux ter tudi ne v okviru B2B in direktne prodaje.

      V kolikor naročnik s plačilom zamuja za več kot 7 dni, ponudnik prevzame pisarniški material, ki se hrani pri naročniku in je v brezhibnem stanju.

  5. Dobava materiala

    Ponudnik z oddajo naročnikovega obračuna v elektronski aplikaciji pridobi podatke o pisarniškem materialu, ki ga je naročnik porabil v preteklem obračunskem obdobju, ter informacijo o tem, kateri pisarniški material mora dostaviti naročniku v skladu s količinami iz Kataloga. Ponudnik bo zalogo pisarniškega materiala pri naročniku dopolnil v 7 dneh od oddaje obračuna in plačila računa. Ponudnik bo dostavo pisarniškega materiala zagotovil brezplačno ob dogovorjenem dnevu in uri. Dostava pisarniškega materiala poteka le ob delovnih dnevih. Po dobavi pisarniškega materiala naročniku se ponovno generira »Dobavnica za Birolux«, postopek obračuna, izstavitve računov in dobave pisarniškega materiala pa je enak kot pri prvi dobavi.

    Naročnik ima lahko za vsako stroškovno mesto svoje dostavno mesto. Stroškovna mesta in njihovi naslovi so določeni v Katalogu. V primeru, da ob dostavi naročnik ali njegova odgovorna oseba ni navzoča na dogovorjenem naslovu, pisarniški material lahko veljavno prevzame druga pri naročniku zaposlena oseba, ki ima pooblastilo za prevzem. Oseba, ki prevzame dostavljeni pisarniški material, prevzem in preostanek zaloge potrdi s podpisom dobavnice, zraven pa navede svoje ime, priimek ter datum prevzema in razmerje do naročnika.

    1. Če je v pogodbi tako dogovorjeno, ponudnik pošlje mail na dogovorjeni naslov, s katerim naročniku sporoči čas dobave.

    2. Delne dobave

      V primeru, ko kakšne vrste pisarniškega materiala iz Kataloga ni na zalogi, se dobavi pisarniški material iz Kataloga, ki je na voljo. Ob dobavi se BiroLux zaloga ponovno »odklene«, pisarniški material, ki ga ni na zalogi, pa se dostavi naročniku ob naslednji dobavi, oziroma ko je na zalogi.

    3. Medletno povečanje ali zmanjšanje zalog materiala

      Začasno zmanjšanje ali povečanje zalog pisarniškega materiala pri naročniku se lahko izvede kadarkoli v obdobju med dvema mesečnima obračunoma.

      Stalne spremembe zalog materiala pri naročniku se določijo s spremembo Kataloga pri kvartalni svetovalni inventuri.

      Stalne spremembe zalog pisarniškega materiala pri naročniku se določijo s spremembo Kataloga pri letni svetovalni inventuri.

      Ponudnik in naročnik se lahko dogovorita o predvideni začasni povečani ali zmanjšani zalogi pisarniškega materiala pri naročniku. Ob tem se dogovorita, koliko časa bo trajala povečana ali zmanjšana poraba. Če ne gre za pisarniški material, poraba katerega je sezonska, se najkasneje ob letni inventuri določi večjo ali manjšo zalogo takšnega pisarniškega materiala.

      V primeru enkratnega povečanja potreb naročnika po določenih vrstah pisarniškega materiala, ponudnik na podlagi naročila naročniku lahko dobavi naročeni pisarniški material naročniku po cenah, določenih v Katalogu, v kolikor ga ima na zalogi.

  6. Letna svetovalna inventura

    Enkrat letno ponudnik skupaj z naročnikom naredi svetovalno inventuro, pri kateri:

    • preveri ujemanje zalog pisarniškega materiala na podlagi primerjave podatkov iz spletne aplikacije in dejanskega stanja zalog;
    • naročniku svetuje glede uporabe cenovno ugodnejšega a kakovostno enakovrednega pisarniškega materiala ali bolj kakovostnega pisarniškega materiala za enako ceno;
    • naročniku svetuje glede ne-uporabljenega pisarniškega materiala in pri pripravi novega Kataloga;
    • naročniku predstavi ponudbo pisarniškega materiala, ki ga ta še ne naroča;
    • naročniku predstavi novosti glede pisarniškega materiala.
    • naročniku optimizira zalogo materiala, tako da ustreza dvakratniku povprečnega mesečnega odjema v preteklem obdobju.
  7. Prenehanje Koriščenja storitve BiroLux

    Šteje se, da sta ponudnik in naročnik sklenila Pogodbo za nedoločen čas, v kolikor Pogodba ne določa drugače.

    Vsaka izmed pogodbenih strank lahko kadarkoli odpove Pogodbo skladno z njenimi določili z 60-dnevnim odpovednim rokom, ki začne teči od prejema obvestila o odpovedi.

    Naročnik mora na dan prenehanja veljavnosti Pogodbe pripraviti obračun, nato pa ponudnik spletno aplikacijo za naročnika »zaklene«.

    Po prenehanju veljavnosti Pogodbe in opravljenem obračunu ponudnik pri naročniku prevzame preostali pisarniški material, najkasneje 7 dni po izvedenem obračunu. Pri tem se stranki za vrnjeno blago izda račun in dobropis (kot pri zmanjšanju zalog).

    V primeru, da se z elektronsko aplikacijo sporočeno in dejansko stanje ne ujemata, ponudnik naročniku za to razliko izstavi račun.

  8. Varnost

    Naročnik je sam odgovoren za dostop do svojega informacijskega sistema ter spletne aplikacije in tudi sam skrbi za varovanje uporabniških podatkov in gesel. Naročnik jamči za točnost in resničnost vseh posredovanih podatkov ter ponudniku odgovarja za škodo, nastalo zaradi netočnih oziroma neresničnih podatkov.

  9. Zbiranje in varstvo osebnih podatkov

    Podatki, ki se nanašajo na Pogodbeno razmerje glede storitve BiroLux, so poslovna skrivnost ponudnika.

    Ponudnik se zavezuje k trajnemu varovanju vseh osebnih podatkov v skladu z Zakonom o varstvu osebnih podatkov. Vsi podatki, pridobljeni prek spletne aplikacije, bodo uporabljeni izključno za pošiljanje informativnega gradiva, ponudb, računov in druge potrebne komunikacije v okviru storitve BiroLux.

    Ponudnik bo podatke v zvezi s pogodbenim razmerjem zbiral, obdeloval in uporabljal v skladu s predpisi o varovanju osebnih podatkov in jih bo uporabljal le za sklepanje, izvajanje, spremljanje, spreminjanje in prekinitev Pogodbe z naročnikom, zaračunavanje pisarniškega materiala ter za potrebe analiz pri ponudniku.

    Ponudnik bo v okviru spremljanja pogodbenega razmerja na podlagi zbranih podatkov izvajal tržne analize, namenjene izboljšanju ponudbe svojim naročnikom.

    Ponudnik zbira o naročnikih naslednje podatke:

    • ime oziroma firmo naročnika in njeno organizacijsko obliko;
    • ime kontaktne osebe;
    • naslov naročnika;
    • naslov elektronske pošte naročnika;
    • davčno in matično številko za naročnika;
    • druge podatke v skladu v veljavnimi predpisi in podatke, pridobljene neposredno od naročnika na podlagi njegovega soglasja;
    • s posebnim pisnim soglasjem naročnika lahko ponudnik izključno za potrebe analiziranja podatkov z namenom izboljšanja ponudbe zbira tudi druge podatke o naročniku.

    Naročnik je dolžan ponudniku sporočiti vsako spremembo naslova, spremembo v zvezi z računi, prek katerih posluje, in spremembo drugih podatkov in pogojev, ki so vplivali na odločitev za sklenitev Pogodbe.

    Vse finančne posledice, nastale zaradi nepravočasnega javljanja sprememb podatkov, bremenijo naročnika.

  10. Končne določbe

    Ponudnik spoštuje veljavno zakonodajo o varstvu potrošnikov. Pritožbe in reklamacije lahko naročnik posreduje ponudniku, ta pa bo v najkrajšem možnem času sporočil svojo odločitev oziroma pozval naročnika, da bosta skupaj poskušala poiskati najugodnejšo rešitev. Ponudnik si bo po najboljših močeh prizadeval za sporazumno rešitev morebitnih sporov.

    Ponudnik lahko v skladu z veljavno zakonodajo in svojo poslovno politiko spreminja splošne pogoje poslovanja, s čimer mora seznaniti naročnika. Ponudnik naročnike o spremembi splošnih pogojev seznanja z objavo na svoji spletni strani, veljati pa pričnejo z dnevom objave. Splošni pogoji poslovanja so na voljo tudi na lokaciji sedeža ponudnika na naslovu Brnčičeva ulica 17 B, 1231 Ljubljana - Črnuče.

    Naročnik lahko v roku 30 dni od objave spremenjenih splošnih pogojev poslovanja brez odpovednega roka in brez sankcije odstopi od Pogodbe, če se s predlaganimi spremembami ne strinja.

EXTRA LUX d.o.o., Ljubljana